Sosialisasai dan Perencanaan Gerakan Sadar Tertib Arsip, Lingkungan KPU
kab-jombang.kpu.go.id – Bersama KPU se Indonesia, KPU Jombang mengikuti Sosialisasi Kearsipan dan Pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum (KPU) secara daring. Acara diawali laporan oleh Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Jenderal KPU RI Purwoto Ruslan Hidayat, menyampaikan saat ini fungsi arsip sangatlah penting dalam perjalanan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, arsip sangat berperan penting dalam berkehidupan bangsa dan bernegara, karena arsip berfungsi sebagai rekam jejak. Seluruh unsur di Lingkungan KPU harus ikut menata dan mengelola kearsipan secara baik dan benar. Arsip KPU yaitu arsip kesekretariatan dan kepemiluan. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip sebagai dokumen yang penting perlu dipersiapkan SDM dan anggaran dalam pengelolaan arsip,” Tegasnya
Berikutnya sambutan kepala ANRI Imam Gunarto menyampaikan KPU sudah menyelamatkan dan menyerahkan arsip bersejarah sebanyak 10 kali ke ANRI. ANRI mampu mengelola arsip yang umurnya ratusan tahun yg lalu, arsip tahun 1602 adalah arsip yg tertua di ANRI.
Acara dilaksanakan selama tiga hari sejak tanggal 22 November hingga 24 November, selain secara daring via zoom meeting, acara juga dilaksanakan secara luring di Hotel Novotel, Bogor. Pada hari kedua, pemaparan materi sosialisasi kearsipan dilaksanakan sejak pukul 08.00 WIB hingga selesai pukul 21.30 WIB.
Selanjutnya pembukaan Acara Sosialisasai dan Perencanaan Gerakan Sadar Tertib Arsip dibuka langsung oleh Ketua KPU RI, Ilham Saputra, menyatakan bahwa kearsipan tidak bisa lepas dari sebuah institusi karena di dalamnya terkandung bukti data dan informasi. Menurut Ilham, KPU harus memaksimalkan pengelolaan kearsipan agar mampu menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna informasi sesuai dengan ketentuan Komisi Informasi Publik,” Tegasnya
Pada Sosialisasi Kearsipan hari Ke dua terdiri dari lima sesi secara pararel, diawali Nur Syarifah, Kepala Biro Perundang-Undangan Setjen KPU RI Membahas tentang materi sosialisasi Tata Naskah Dinas PKPU Nomor 2 Tahun 2021, Implementasi Tata Naskah Dinas di Lingkungan KPU RI, KPU/KIP Provinsi dan KPU/KIP Kabupaten/Kota, Sosialisasi Penataan dan Penyusunan Arsip, Etika Pelayanan Tata Usaha Pimpinan dan pemaparan mengenai Pengenalan Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi).
Dilanjutkan paparan Kepala Biro Umum Setjen KPU RI M. Syahrizal Iskandar, mengungkapkan pentingnya alokasi anggaran untuk pengelolaan arsip dan keuletan SDM untuk melaksanakan ketertiban arsip, “Anggaran memang diperlukan untuk melaksanakan penertiban arsip, begitupun SDM juga penting agar dapat secara kontinu merapikan arsip sehingga arsip tidak menumpuk dan tercampur.”Ujarnya
Selanjutnya, Maryani Apriliyantini, Arsiparis Ahli Muda Arsip Nasional RI menyampaiakan pentingnya satuan kerja memiliki jabatan fungsional arsiparis mengingat arsip KPU kerap memiliki nilai ilmu pengetahuan dan sejarah, “Memang diharapkan masing-masing satuan kerja memiliki arsiparis agar penataan dan pengelolaan arsip bisa sesuai dengan tata kearsipan. Jangan sampai ada arsip yang memiliki nilai pengetahuan dan sejarah menjadi tidak terlacak.” Ujar Maryani.
Sedangkan Azwar Sanusi Pane, Arsiparis Ahli Muda Direktorat Kearsipan Pusat RI menjelaskan bahwa seluruh kementerian dan lembaga pemerintah nantinya diwajibakan menggunakan Aplikasi terintegarsi SRIKANDI, “Seluruh kementerian dan lembaga wajib menggunakan Aplikasi SRIKANDI untuk pengelolaan arsip sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik.”Tegasnya
Acara ditutup oleh M. Syahrizal Iskandar selaku Kepala Biro Umum didampingi oleh Mardia Sukma Hole selaku Kepala Bagian Tata Usaha dan Persuratan serta Ashari selaku Kepala Bagian Keamanan Setjen KPU RI. Ketiganya menginfokan perihal rencana dilaksanakannya Bimbingan Teknis terkait tindak lanjut dari sosialisasi kearsipan.( ag/hupmas).
