Mewujudkan Pengelolaan Arsip Yang Efektif dan Efisien
Jombang, kab-jombang.kpu.go.id – Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Jombang melakukan kunjungan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Kegiatan tersebut dilakukan dengan tujuan melakukan koordinasi dan konsultasi untuk tata kelola kearsipan, Jum’at. (17/6).
As'ad Choirudin, Anggota KPU Kabupaten Jombang, menyampaikan, "Niatan kami datang ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi tidak lain adalah untuk memperbaiki penyimpanan arsip di KPU Kabupaten Jombang. Bukan berarti selama ini KPU Kabupaten Jombang tidak tertib, melainkan kami ingin mengetahui penyimpanan arsip yang benar, efektif dan efisien."
Kedatangan KPU Kabupaten Jombang disambut baik oleh Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Bapak Danu. Kemudian dilanjutkan dengan diskusi dengan Arsiparis Ahli Madya, Ibu Siti Fatimah. Dalam kesempatan tersebut Beliau menyampaikan beberapa hal penting yang perlu diperhatikan. Salah satunya adalah harus sesuainya tata kelola kearsipan KPU Kabupaten Jombang dengan regulasi yang ada di lingkup KPU sendiri.
"KPU merupakan instansi yang vertikal. Jadi, masalah kearsipan sudah ada klasifikasinya tersendiri yang dibuat oleh pusat. Sehingga tidak sama dengan klasifikasi arsip yang ada di Dinas Arsip Provinsi. Untuk pedoman kearsipan KPU sesuai dengan Keputusan KPU Nomor 57 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip dan pengkodean naskah Dinas di lingkungan KPU."
Ia juga menambahkan beberapa hal penting lainya seperti surat yang akan diarsipkan harus ditata sesuai dengan kode klasifikasi arsip dengan baik. Kemudian setelahnya dapat disesuaikan dengan aplikasinya. Cara penyimpanan arsip serta pembahasan mengenai arsip inaktif (arsip yang penggunaannya sudah menurun segera di serahkan ke bagian TU untuk disimpan minimal setiap 6 bulan sekali).
Dari hasil rapat koordinasi tersebut, menghasilkan dua kesepakatan, diantaranya:
- Mengirimkan permohonan pendampingan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur;
- ASN dari KPU Jombang diijinkan magang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur selama 2 hari.
- Rapat koordinasi tersebut berlangsung kurang lebih selama satu jam dan diakhiri dengan foto bersama.
Turut hadir, Anggota KPU Divisi Rendatin, Abd. Wadud Burhan Abadi, Anggota KPU Divisi Hukum dan Pengawasan, Ayatulloh Khumaini, Anggota KPU Divisi Teknis Penyelenggaraan, As’ad Choirudin dan Pejabat Fungsional, Samsul Huda. (dt/humas)
